Автоматизация авансовых отчётов

Задача

У крупных компаний боль с авансовыми отчётами стандартная: сотрудник возвращается из командировки со стопкой чеков и вручную вбивает по каждому сумму, дату, ИНН продавца, статью затрат. Полтора-два часа на одну поездку. Бухгалтер потом перепроверяет.

Ошибки в статьях затрат, опечатки в ИНН, потерянные чеки затягивают закрытие месяца. Excel-шаблоны не спасают: фото чека всё равно переписывают руками.

Заказчик хотел развернуть решение в своём контуре: данные чеков и командировок не должны уходить на чужой SaaS.

Решение

Платформа, где сотрудник фотографирует чек, система через OCR + LLM достаёт поля и раскладывает по статьям. Backend на Python, фронт на TypeScript и React. Docker Compose для развёртывания у заказчика.

Бухгалтер видит черновик отчёта с подсвеченными спорными полями. Можно поправить одну строку, не пересобирая весь документ. Экспорт в формат, совместимый с учётной системой заказчика.

Статьи затрат подтягиваются из справочника компании. Модель не придумывает код статьи: только выбирает из списка по описанию позиции в чеке.

Как устроено

OCR на первом проходе, LLM на втором для нормализации: дата в ISO, сумма с копейками, ИНН продавца с проверкой контрольной суммы. Если уверенность низкая, поле помечается для ручной проверки.

Файлы чеков в object storage внутри контура заказчика. В логах только ID операции, без сумм и ФИО.

Docker Compose: api, worker для очереди распознавания, postgres, minio. Развёртывание на сервере заказчика за один день с их DevOps.

Контекст отрасли

Запрос «автоматизация авансовых отчётов» встречается у компаний от 200 сотрудников с частыми командировками: стройка, промышленность, дистрибуция. 1С умеет хранить отчёты, но не читает чеки с фото.

On-prem важен для FinTech и госконтура: 152-ФЗ, запрет на облако за рубежом, требование аудита доступа.

Безопасность

Развёртывание в контуре заказчика, секреты в env, роли employee / accountant / admin. Персональные данные на чеках не попадают в логи приложения.

Результат

Сотрудник тратит минуты вместо часов на один авансовый отчёт. Бухгалтерия получает структурированные данные, а не фото в мессенджере.

Этапы работы

Пилот на одном отделе с десятью сотрудниками: сравнили ручной отчёт и автоматический по тем же чекам. Расхождения по ИНН и суммам ушли в доработку промпта и постобработки.

Справочник статей затрат загрузили из учётной системы заказчика. Модель выбирает только из этого списка, новые статьи добавляет бухгалтер, не нейросеть.

Docker Compose собрали так, чтобы DevOps заказчика поднял стек за один вечер: инструкция, env-пример, healthcheck на API.

Роли: сотрудник загружает чеки, бухгалтер утверждает, админ управляет справочниками. Разделение обязательно для внутреннего аудита.

Для компаний с сотнями командировок в месяц экономия часов на отчётах быстро окупает разработку, особенно в контуре on-prem.

Частые вопросы

Данные уходят в облако разработчика? Нет. Docker Compose разворачивается в контуре заказчика, чеки и отчёты остаются на его серверах.

Что если OCR ошибся? Поле подсвечивается, сотрудник или бухгалтер правит вручную. Система не блокирует отчёт из-за одного чека.

Интеграция с 1С? Экспорт структурированных данных. Глубина интеграции зависит от конфигурации учётной системы заказчика.

Какие чеки распознаются? Бумажные и электронные фото, чеки ККТ. Качество фото влияет на уверенность распознавания.

Кому подойдёт

Компании от 200 сотрудников с регулярными командировками: стройка, промышленность, дистрибуция, консалтинг. Если бухгалтерия тратит дни на закрытие авансовых в конце месяца.

On-prem критичен для госконтура и FinTech: чеки содержат персональные данные и коммерческую тайну. SaaS с серверами за рубежом часто отпадает на этапе согласования ИБ.

Интеграция с внутренним справочником статей затрат даёт единообразие проводок. Меньше исправлений после ревью главбуха.

Сравнение с альтернативами

Мобильные приложения банков умеют чеки, но не знают статей затрат вашей учётной политики. Здесь справочник свой.

Зарубежные SaaS для expense management часто не проходят согласование ИБ. Docker on-prem снимает вопрос.

Ручной ввод в Excel на 30 чеков за командировку — источник ошибок в конце квартала. Автоматизация убирает переписывание цифр.

Итоги

Сотрудники перестали переписывать чеки в Excel, бухгалтерия получает структурированные отчёты в контуре компании. Docker-развёртывание прошло согласование ИБ без внешних SaaS.

Если авансовые отчёты тормозят закрытие месяца, разберём ваш процесс и справочник статей. Пилот на одном отделе покажет процент автоматического распознавания до масштабирования.

Работа со студией

FinTech-проекты начинаем с согласования с ИБ: где хранятся чеки, кто видит логи, как устроены роли. Docker Compose и инструкция деплоя — часть поставки, не опция.

Пилот на одном отделе даёт цифру точности OCR на ваших чеках. Только после этого масштабируем на всю компанию и подключаем экспорт в учётную систему.

Как начать

Напишите в Telegram @vasilk1t или на team@legendastudio.ru. Кратко опишите объём авансовых отчётов в месяц и требования ИБ к хранению чеков. На созвоне за 30 минут скажем, подходит ли пилот на одном отделе и какие форматы чеков распознаются лучше всего.

Для новых заказчиков делаем рабочий прототип за 5–9 дней без предоплаты: загрузка фото, распознавание полей, черновик отчёта на ваших примерах.

Студия в Санкт-Петербурге, внедрение on-prem сопровождаем удалённо или на площадке заказчика по согласованию.